Telegraaf 25 februari 2011
Boekhouder te grote toeverlaat

AMSTERDAM – Niet zelden leidt een gesprek tussen kleinere mkb’ers tot een klaagzang over hun boekhouder die ‘beter had moeten weten’ of ‘best even aan de bel had kunnen trekken’ over bedrijfseconomische ontwikkelingen. Volgens strategisch mkb-adviseur Annegien Blokpoel leunen entrepreneurs dikwijls onterecht veel te veel op de bedrijfseconomische en bedrijfskundige kennis van de boekhouder. “Het is tijd dat zij hun eigenverantwoordelijkheid nemen.”

Onderzoek van Blokpoels adviesbureau Perspexo naar bedrijven tot tien werknemers toonde onlangs aan wat niet alle kleine ondernemers hardop durven toegeven. Van finance hebben ze meestal geen kaas gegeten. “Op een serie vragen naar hun kennis van hun financiele aangelegenheden scoorden de 140 ondervraagden gemiddeld een 5.2. Die hebben vaak dus geen clou van wat hun bedrijf overkomt zodra het even tegenzit.”

Volgens Blokpoel wordt de boekhouder te veel als heilige graal gezien. “Dikwijls stuurt de goedbedoelende boekhouder zo’n ondernemer aan in plaats van andersom, puur omdat die laatste de bedrijfseconomische basiskennis niet heeft.“

Oorzaak is volgens haar onder meer het afschaffen van de vestigingsvergunning, voorheen het middenstandsdiploma. Voor de meeste sectoren gelden geen verplichte diploma’s meer, een ontwikkeling die midden jaren negentig al werd ingezet. “Slagers of bakkers die er al langere tijd zijn, hebben die basiskennis vroeger keurig op hun opleiding geleerd. Die zijn meestal een veel gelijkwaardigere gesprekspartner van hun boekhouder dan de recentere kleine ondernemers.”

Een van de conclusies uit het onderzoek dat Blokpoel liet uitvoeren was dat de boekhouding en administratieve taken als verplichte bijzaak worden gezien en niet als instrument om de bedrijfsvoering te kunnen bijsturen. “Menig ondernemer focust zich vrijwel uitsluitend op het concept en de potentiele of bestaande klanten. Daardoor ontstaat vaak de hoop en de verwachting dat de boekhouder wel aan de bel trekt als de omzet- of andere cijfers daar aanleiding toe geven.”

“Een tweede aspect is dan ook dat de meeste kleine ondernemers geen kennis hebben over de verschillen in niveaus op het gebied van financiele en administratieve dienstverlening. Omdat ze zelf klein beginnen, kloppen ze vaak ook bij een kleine administrateur aan. Maar hoe goed klopt die alle cijfers in? Staan de posten wel op de goede plek? Niet zelden gaat dat mis, constateer ik zodra bedrijven mij inhuren omdat ze extra hulp willen hebben. Als je zelf geen kennis hebt over bedrijfseconomische zaken dan kun je ook geen gerichte vragen stellen over het werk van zo’n administrateur. En hoe goedbedoeld deze ook werkt, het analyseren van cijfers is weer een vak apart. Een afdelingshoofd van een team administrateurs kan dat al wat beter, maar wil je een goede analyse dan heb je minstens een accountant nodig. En wil je dat nog beter gedaan hebben dan schakel je een controller in.”

“Ondernemers kijken doorgaans een maand vooruit als het gaat om omzet en vaste lasten. En boekhouders kijken alleen naar absolute getallen, maar niet naar de dynamiek die uit percentages valt af te leiden. De verhoudingen tussen kosten en vaste lasten ten opzichte van de omzet biedt een indicatie van hoe weerbaar je onderneming is zodra slechtere tijden aanbreken. Veel boekhouders vragen voor jou aangifte meteen uitstel aan, zodat ze hun workflow beter kunnen verdelen. Als je je boekhouder maar eens per jaar spreekt, dan heb je het al snel over juni of juli waarin de cijfers over het jaar ervoor aan bod komen. Dan heb je dus geen enkel overzicht. Mijn advies is dan ook: praat elke maand met je boekhouder en bespreek telkens dergelijke percentages. Daardoor begrijpt hij ook het belang hiervan en kan hij meedenken. Zo krijg je meer greep op je bedrijfseconomische ontwikkelingen.”